- Cơ quan giải quyết: Sở Ngoại vụ
- Lĩnh vực: Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự (NG)
- Thủ tục: Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan ở trong nước
Nộp hồ sơ về địa chỉ: Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Nghệ An, số 16 đường Trường Thi, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ An vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần.
Cá nhân, tổ chức lựa chọn một trong các hình thức nộp sau:
- Nộp hồ sơ trực tiếp;
- Nộp trực tuyến: https://dichvucong.nghean.gov.vn
- Nộp qua đường bưu điện.
1.1 Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài
a) 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự (theo mẫu LS/HPH-2012/TK) (Khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: www.lanhsuvietnam.gov.vn; sau khi hoàn thành việc khai trực tuyến, in tờ khai và ký tên).
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (Giấy CMND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp.
c) 01 Bản chụp giấy tờ tùy thân không cần phải chứng thực (chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp qua đường bưu điện.
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp để lưu tại Bộ Ngoại giao (nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó).
(Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản phô tô giấy tờ, tài liệu này để đối chiếu).
1.2 Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam
a) 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK. (Khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao: www.lanhsuvietnam.gov.vn; sau khi hoàn thành việc khai trực tuyến, in tờ khai và ký tên)
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (Giấy CMND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp.
c) 01 Bản chụp giấy tờ tùy thân không cần phải chứng thực (chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp qua đường bưu điện.
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận; kèm theo 01 bản chụp các loại giấy tờ tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao. (nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó).
e) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này), kèm theo 01 bản chụp bản dịch này để lưu tại Bộ Ngoại giao. Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch (người dịch phải ghi rõ họ tên, số chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/hộ chiếu… ngày cấp, nơi cấp cuối bản dịch và cam đoan chịu trách nhiệm đối với nội dung bản dịch).
(Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản phô tô giấy tờ, tài liệu này để đối chiếu).
Không
1. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
a) Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
b) Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
c) Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
d) Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
2. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
a) Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
b) Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
c) Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
d) Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
e) Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
3. Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự
a) Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
b) Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:
- Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.
- Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
- Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm: Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo; Chứng nhận y tế; Phiếu lý lịch tư pháp; Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.
c) Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.
4. Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
a) Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.
b) Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.
c) Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.
01 bộ